Cópias Controladas e Cópias Não Controladas em Sistema de Gestão

Eis uma grande questão: Posso manter cópias não controladas em meu sistema de gestão?

O caso é polêmico, então vamos analisar o que diz a norma ISO 9001:2008 em seu item 4.2.3:

"Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade DEVEM ser controlados."

Ora, se a norma diz que temos que controlar os nossos documentos, como vamos instituir de forma prática uma cópia não controlada? É uma contradição, certo?!

Sendo assim, como proceder quando existe a necessidade de impressão de um documento para utilização em treinamentos ou reuniões?

Nesse caso recomendo que indique em seu procedimento que cópias impressas são válidas apenas no dia da sua impressão e que após esse período esses documentos tornam-se obsoletos.

DICA: É necessário que instale um programa que irá indicar a data de impressão de um documento.

É importante que todos os colaboradores da empresa recebam treinamento sobre o procedimento Controle de Documentos a fim de garantir que todos entendam a sistemática e a importância desse item de seu sistema de gestão.

Mãos a Obra!