Documentação ISO 9001

Qual é a documentação necessária na ISO 9001?

A documentação do Sistema de Gestão da Qualidade na ISO 9001 deve incluir:

• Declarações documentadas de uma política da qualidade e dos objetivos da qualidade;
• Manual da Qualidade;
• Procedimentos documentados requeridos pela norma;
• Documentos necessários para que a organização assegure o planejamento, a operação e controle eficaz dos seus processos;
• Registros requeridos pela norma.

O Manual da Qualidade

O manual da qualidade deve incluir:

• O escopo do SGQ, incluindo detalhes e justificativas para quaisquer exclusões;
• Procedimentos documentados estabelecidos para o SGQ, ou referentes a eles;
• Descrição da interação dos processos do SGQ.

Procedimentos

Devem ser elaborados manuais de procedimentos, que listam as operações utilizadas na organização e também definem as responsabilidades (cargos, funções etc.). Estes manuais devem abranger todos os elementos do SGQ usados pela organização. Além disto, estes documentos devem conter as instruções operacionais dos procedimentos listados. As instruções nada mais são do que relatar os métodos de inspeção, cronogramas de trabalho, especificações, exceções etc.

Informação Documentada

Toda informação documentada do SGQ devem ser controladas. Deve-se estabelecer um procedimento de controle da informação documentada para definir os controles necessários para:

• Aprovar documentos quanto a sua adequação, antes da emissão;
• Analisar criticamente e atualizar quando necessário, e reprovar os documentos;
• Assegurar que alterações e a situação de revisão atual sejam identificadas.

Criar e Atualizar

Além disso, a empresa, ao criar e atualizar informação documentada, deve assegurar:

• Identificação e descrição;
• Formato e meio (digital ou físico);
• Análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência.

Controle da Informação Documentada

Para o controle da informação documentada, a empresa deve assegurar os seguintes itens:

a)  distribuição, acesso, recuperação e uso; b)  armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade; c)  controle de alterações (por exemplo, controle de versão); d)  retenção e disposição. Do mais, a informação documentada de origem externa necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade também deve ser identificada e controlada.

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